Apostille adalah bentuk legalisasi dokumen yang diakui secara internasional berdasarkan Konvensi Den Haag 1961. Apostille ini membuktikan bahwa tanda tangan, cap, atau segel pada suatu dokumen publik itu sah dan diakui oleh negara lain yang juga menjadi anggota konvensi tersebut.

Apostille bisa diartikan juga sebagai sertifikat pengesahan dokumen publik agar dapat diakui di negara asing tanpa perlu legalisasi panjang. Sertifikat ini diterbitkan oleh otoritas yang berwenang, seperti Kementerian Hukum dan HAM di Indonesia, dan mengonfirmasi keaslian tanda tangan, jabatan, atau cap pada dokumen publik.

Apostille itu seperti ‘stempel resmi internasional’, sehingga kita tidak perlu lagi melalui proses legalisasi berlapis di kedutaan atau kementerian luar negeri seperti dulu.

Kegunaan Utama Apostille

Apostille digunakan agar dokumen yang dikeluarkan di Indonesia bisa berlaku secara hukum di luar negeri, dan sebaliknya. Misalnya, ijazah, akta kelahiran, surat nikah, surat kuasa, atau dokumen perusahaan yang ingin digunakan di negara anggota Konvensi Apostille.

Dasar Hukum Apostille

Dasar hukumnya adalah Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, serta Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 6 Tahun 2022 tentang Layanan Legalisasi Apostille.

Apakah semua dokumen publik bisa langsung mendapat Apostille, atau ada pengecualian tertentu?

Tidak semua dokumen bisa. Hanya dokumen publik yang diterbitkan oleh instansi resmi, seperti :

1. Akta catatan sipil
2. Dokumen Pendidikan
3. Surat dari lembaga negara
4. Dokumen pribadi seperti surat pernyataan pribadi biasanya harus melalui notaris terlebih dahulu agar dapat diajukan Apostille.

Syarat buat Apostille

1. Dokumen harus dokumen publik seperti akta, ijazah, atau surat resmi.
2. Dokumen berbahasa Indonesia atau Inggris (jika tidak, wajib diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah).
3. Pemohon bisa mengajukan melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU) Kemenkumham.

Kapan Apostille ini digunakan

Digunakan saat kita ingin menggunakan dokumen Indonesia di luar negeri, misalnya untuk kuliah, menikah, bekerja, atau urusan bisnis internasional.

Apakah bisa juga untuk dokumen luar negeri yang mau digunakan di Indonesia?

Bisa, asalkan dokumen tersebut sudah diberi Apostille oleh negara asalnya dan negara tersebut juga anggota Konvensi Den Haag.

Bagaimana proses pengajuan Apostille di Indonesia?

Pemohon bisa mengakses situs https://apostille.ahu.go.id, mengunggah dokumen, melengkapi data, dan melakukan pembayaran. Setelah diverifikasi, dokumen akan diberi tanda Apostille secara elektronik yang bisa diunduh langsung.

Berapa Biaya Apostille

Saat ini biaya resmi berdasarkan ketentuan Kemenkumham sekitar Rp150.000 per dokumen. Namun bisa berubah sesuai kebijakan pemerintah.

Kelebihan :

1. Proses lebih cepat dan sederhana.
2. Hanya perlu satu stempel Apostille tanpa kedutaan.
3. Berlaku di lebih dari 100 negara anggota Konvensi Den Haag.

Kekurangan :

1. Tidak berlaku di negara non-anggota Konvensi Apostille.
2. Beberapa jenis dokumen tetap butuh legalisasi tambahan.
3. Harus teliti karena kesalahan kecil bisa membuat dokumen ditolak.

Kalau negara tujuan belum bergabung dalam Konvensi Den Haag, tetap harus legalisasi manual ?

Betul. Misalnya jika dokumen akan digunakan di negara Timur Tengah tertentu yang belum anggota, maka tetap harus melalui Kedutaan Besar dan Kementerian Luar Negeri.

Apostille ini sebenarnya solusi praktis untuk urusan dokumen lintas negara, asal tahu syarat dan batasannya. Dengan adanya sistem Apostille, masyarakat Indonesia jadi lebih mudah mengurus legalisasi dokumen tanpa prosedur panjang.